Como melhorar a comunicação dentro da empresa para aumentar a produtividade

Como melhorar a comunicação dentro da empresa pode impactar na produtividade?

Acredite: há uma relação intrínseca entre esses dois aspectos, uma vez que comunicar melhor significa aumentar a eficiência e eficácia do negócio.

Se você quer entregar mais valor com menos recursos, experimente garantir o acesso à informação em todos os níveis da empresa e liberar o fluxo de ideias entre as pessoas.

Parece complicado de colocar em prática?

Nas próximas linhas, você vai entender como aplicar essa ideia no seu negócio e melhorar a comunicação dentro da empresa.

Por que melhorar a comunicação dentro da empresa afeta a produtividade

Se a produtividade não anda tão satisfatória, entender como melhorar a comunicação dentro da empresa é o primeiro passo para reverter esse quadro.

Afinal, se o objetivo é entregar mais valor empregando menos recursos financeiros e humanos, a informação tem um papel essencial nessa dinâmica. 

Confira as principais razões para seguir esse caminho. 

As falhas de comunicação custam caro

O famoso relatório The Cost of Poor Communications, publicado em 2011 pelo The Grossman Group,  mostra que o custo das falhas de comunicação chega a U$ 37 bilhões, levando em conta as 400 corporações pesquisadas nos EUA e Reino Unido.

Anualmente, essa perda chega a US$ 62,4 milhões por empresa e cerca de US$ 26 mil por colaborador.

No caso, as principais consequências de uma comunicação interna insuficiente são os mal-entendidos entre as equipes, erros em processos e um desvio perigoso dos objetivos do negócio.

Evidentemente, essas falhas afetam os níveis de produtividade e prejudicam o fluxo de trabalho.

A comunicação toma a maior parte do tempo

Os colaboradores passam, em média, 80% do tempo em atividades de comunicação como reuniões, telefonemas e trocas de e-mails, segundo um estudo de 2016 da Harvard Business Review.

Esse resultado é reflexo de um aumento de 50% nas colaborações dentro das empresas.

Por um lado, colaborar é essencial para produzir mais e melhor.

Por outro lado, a sobrecarga de informação tem levado muitos profissionais a desenvolver ansiedade e estresse, elevando os níveis de burnout e turnover nas organizações.

Por isso é tão importante garantir uma comunicação mais eficiente e sem fricções, que dê aos colaboradores maior controle sobre seu tempo e tarefas.

A comunicação é proporcional ao engajamento

Vivemos uma época de crise do engajamento, com apenas 13% dos colaboradores realmente satisfeitos e envolvidos em seu trabalho (Gallup, 2016).

Essa queda de envolvimento está diretamente ligada aos problemas de comunicação, que dificultam o acesso à informação e abalam a motivação dos profissionais.

É uma lógica simples: as pessoas precisam estar bem informadas e se sentir pertencentes para fazer seu trabalho da melhor forma possível, além de receber feedback constante da liderança.

Sem a comunicação adequada, o colaborador não tem incentivo para se dedicar e tampouco compreende qual o seu papel no sucesso da organização. 

Agora, quando há informação contínua e de qualidade, a tendência é que os colaboradores tenham mais autonomia para melhorar seu desempenho e queiram dar o seu melhor pelos objetivos da empresa.

Os líderes precisam se comunicar melhor

Na pesquisa do The Grossman Group, as empresas cujos líderes são comunicadores natos alcançam 47% mais retorno aos acionistas do que as organizações que não contam com esse perfil na liderança.

Esse resultado não surpreende, já que os líderes são — ou deveriam ser — os porta-vozes e embaixadores da empresa, além de responsáveis pela disseminação de sua cultura entre os colaboradores.

Hoje, o papel do líder vai muito além da gestão: ele deve inspirar e motivar sua equipe, guiar o desenvolvimento profissional de cada colaborador e criar um ambiente de trabalho colaborativo.

Para isso, é necessário que a liderança tenha habilidades de comunicação e que a empresa ofereça a estrutura adequada para o livre fluxo de informação. 

A comunicação direciona o negócio

A empresa pode ter um planejamento estratégico impecável, mas ele nunca sairá do papel se não for comunicado de forma eficiente.

Para que uma organização alcance seus objetivos, todos que contribuem para isso devem estar cientes de seu estado atual e estado desejado.

Assim, é fundamental que você compartilhe as metas, estratégias e ações com todos os colaboradores, de modo que ninguém tenha dúvidas sobre o momento atual da empresa e os caminhos a seguir. 

Com a transmissão clara desse direcionamento, é certo que sua equipe conseguirá entregar valor superior e evitar os prejuízos com erros, desperdícios e mal-entendidos. 

Como melhorar a comunicação dentro da empresa

Aprender como melhorar a comunicação dentro da empresa não é um processo complicado: basta ter o mindset e as ferramentas certas.

Veja quais os passos essenciais para essa mudança.

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1. Comece pela mudança cultural

Muitas vezes, os problemas de comunicação das empresas são consequência direta de uma cultura rígida, verticalizada e competitiva.

Um exemplo clássico é quando as informações estratégicas ficam restritas à alta cúpula de gestores e executivos, deixando a maior parte dos colaboradores no escuro sobre os caminhos do negócio.

Outra situação comum é a disputa com base em informação privilegiada, que ocorre em ambientes de intensa competição entre equipes.

Para que a comunicação flua melhor, você precisa de uma cultura mais colaborativa e flexível, que favoreça o diálogo e o compartilhamento de informação em todos os níveis.

2. Ouça seus colaboradores 

É claro que uma cultura não muda da noite para o dia, e você precisa entender o que seus colaboradores pensam para direcionar a empresa. 

Mais do que transmitir informações, é fundamental que você ouça o que as pessoas têm a dizer antes de implementar suas estratégias de comunicação. 

Para isso, vale usar ferramentas de pesquisa, entrevistar colaboradores ou promover eventos e reuniões específicos para coletar esse feedback. 

3. Incentive e reconheça as contribuições

Outra forma interessante de melhorar sua comunicação é incentivar os colaboradores a compartilhar suas ideias e sugestões.

Você pode, por exemplo, criar um canal exclusivo para o envio de projetos e ideias que melhorem processos e tragam inovação para a empresa.

Assim, as melhores contribuições podem se tornar cases de sucesso, devidamente reconhecidas e premiadas. 

4. Inspire pela liderança

Os líderes são os grandes responsáveis pela promoção de uma cultura mais positiva e pela melhora na comunicação com os colaboradores.

Por isso, sua liderança precisa dar o exemplo e incentivar os profissionais a expressar suas ideias, compartilhar seu conhecimento e abrir o diálogo com os colegas.

Também é importante que os líderes assumam uma postura menos autoritária e mais consultiva, mostrando que os erros fazem parte do aprendizado e encorajando os colaboradores a testar suas ideias.

5.  Seja criativo e engajante

A comunicação interna não precisa ser engessada e monótona como na época dos memorandos.

Na realidade, a tendência é que não haja mais essa separação entre a comunicação interna e externa, e que ambas adquiram a mesma importância nas empresas.

Dessa forma, é importante que as informações sejam transmitidas aos colaboradores de forma criativa e engajante, com conteúdos pensados para o seu público interno.

Na opinião de Tom Haak, fundador do HR Trend Institute, diversificar os conteúdos e formatos é fundamental para melhorar a comunicação dentro da empresa.

Em entrevista à Smarp em 2019, ele reforça a importância das comunicações multimídia, incluindo vídeos, imagens, infográficos e também o conteúdo gerado pelo próprio colaborador.

6. Invista nas tecnologias certas

Para evoluir a comunicação dentro da empresa, você vai precisar do apoio das tecnologias que viabilizam o fluxo de informação.

Você já deve ter o conjunto básico: intranet, e-mail, software de mensagens instantâneas interno e possivelmente algumas TVs com conteúdo institucional, além da comunicação visual. 

Para além dessas ferramentas tradicionais, você também pode apostar em redes sociais corporativas softwares de pesquisas em tempo real, aplicativos para celular e soluções de videoconferência. 

De acordo com a pesquisa 2018 Workplace Communications Report da Intermedia,  77% dos colaboradores relata que os apps para dispositivos móveis aumentou sua produtividade.

Ao mesmo tempo, 1 a cada 5 colaboradores já utiliza as chamadas de vídeo diariamente, enquanto 59% afirmam que essa tecnologia poupa tempo e esforços.

Preparado para melhorar a comunicação dentro da sua empresa?

Agora você já tem ideia de como melhorar a comunicação dentro da empresa, mas deixamos o melhor para o final.

E se você pudesse coletar opiniões e ideias dos seu colaboradores em tempo real, com pesquisas constantes e 100% online?

Essa é a solução da Waggl: uma plataforma de crowdsourcing que permite aplicar pesquisas pulso quantitativas e qualitativas para coletar informações de forma simples, rápida e transparente.

Funciona assim: você cria enquetes e pesquisas com perguntas fechadas bem elaboradas (já com métricas inteligentes) e sempre com uma pergunta aberta — que são respondidas pelos colaboradores na própria plataforma.

Depois, todos podem votar nas respostas qualitativas pareadas dos demais participantes. 

Esse recurso exclusivo de votações cria um ranking com as melhores opiniões, potencializando a visão coletiva e identificando insights valiosos para a tomada de melhores decisões.

Graças ao Algoritmo de Crowdsourcing Voting da Waggl, você terá insumos para direcionar qualquer questão interna, garantindo a participação de todos os colaboradores — da gestão ao operacional. 

É como se todos estivessem decidindo juntos, com você no controle das tendências e ideias.

Agora sim, você está pronto para melhorar a comunicação dentro da empresa e alcançar níveis inéditos de produtividade — só faltava a inteligência coletiva.

Ficou com vontade de conhecer e saber mais sobre a Waggl? Agende uma demo e confira ao vivo como nossa plataforma pode melhorar a comunicação dentro da sua empresa.

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