Se você também precisa se adaptar ao home office para enfrentar a crise do coronavírus, saiba que não está sozinho.

Eu, Fernanda Donnini, growth hacker da Waggl Brasil, resolvi escrever este texto diretamente da Itália — novo epicentro da pandemia — para ajudar você a enfrentar esse período de isolamento. 

Neste momento, estou em uma das regiões mais afetadas pelo coronavírus, a Emília-Romanha, com mais de 11.500 casos confirmados (última atualização 27/03/2020).

Por aqui, estamos em lockdown total, saindo de casa apenas para a farmácia e para o mercado. Depois de quase duas semanas de quarentena, os casos de contágio ainda não estão diminuindo, e as medidas de isolamento social tendem a ser ainda mais rígidas. 

Passear com o cachorro? Só até 200m de casa. Não se pode mais sair para praticar esportes individuais como corrida e bicicleta. Os supermercados vão parar de abrir aos domingos. Empresas podem continuar abertas desde que via trabalho remoto.

Nesse cenário, é estranho lembrar que foi justamente o home office que me permitiu realizar o sonho de obter minha cidadania italiana e vir para cá em 2018.

Sempre busquei essa mobilidade e independência na minha vida profissional, priorizando trabalhos remotos em startups brasileiras até conquistar meu passaporte europeu e mudar definitivamente para cá.

No início, morei em apartamentos do Airbnb e passei um tempo como nômade digital. A idéia era morar em Portugal, onde vivi por alguns meses em Lisboa — já que não sabia falar italiano —, até me dar conta de que a paixão pela Itália estava no sangue. Então voltei à Itália morando em diversas cidades até decidir onde fixar residência. 

Tive uma conexão profunda com este país e aproveitei a oportunidade do trabalho à distância para criar raízes aqui.

Desde então, fui aprimorando meu aprendizado em manter uma rotina saudável de home office, mesmo trabalhando, normalmente, mais horas do que uma pessoa que fica no escritório das 9h às 18h. 

E de repente, me vejo no lugar mais crítico de uma pandemia global, vivendo isolada em casa e saindo apenas para ir ao mercado — se sair sem autorização, posso levar uma multa ou até ser presa.

Por isso, sinto que é o momento de compartilhar minhas experiências com home office para ajudar outras pessoas a lidar com esse período difícil, em que o isolamento é a única forma de conter a disseminação do coronavírus. 

Se você já está em casa e não sabe o que fazer para criar sua rotina, tenho algumas dicas importantes de uma profissional remota experiente, que vive as dores e os prazeres do home office há bastante tempo (quatro anos, contando com o tempo no Brasil). 

Espero, sinceramente, que elas ajudem você a superar esse momento crítico. 

Home office não é tão simples quanto parece

Para muitos profissionais, o home office parece um sonho. Quem não quer trabalhar no conforto do seu lar e fugir do trânsito?

Realmente, trabalhar em casa tem suas vantagens, mas também tem seus desafios. 

O momento de tensão também não ajuda, pois é claro que ninguém quer ter sua primeira experiência de home office por conta de uma pandemia global.

Por isso, você vai ter que redobrar a atenção para criar uma rotina de trabalho saudável e produtiva nessas condições. 

Veja quais serão seus principais desafios.

1. Manter o foco

Ajustar o foco é um dos principais desafios para trabalhar em casa, principalmente quando você está acostumado com o ambiente do escritório.

Afinal, associamos nossa casa a um ambiente de descanso e relaxamento, enquanto a empresa é sinônimo de foco e disciplina. 

Nesse caso, o nível de dificuldade para se concentrar vai depender das distrações do seu lar.

Por exemplo, se você mora sozinho ou somente com uma pessoa, a tendência é que o ambiente seja mais tranquilo, mas famílias grandes podem tornar o clima mais agitado. 

2. Criar um espaço de trabalho

Outro desafio do home office é criar um espaço de trabalho para você, que ajude na concentração e organização.

O ideal é escolher um cômodo mais isolado e silencioso, montando seu próprio escritório com direito a móveis, decoração e iluminação adequada.

Mas sei que nem sempre é possível ter esse espaço, principalmente em uma situação emergencial como essa. 

De qualquer forma, é possível adaptar o ambiente, mesmo que seja apenas mesa e cadeira, para diferenciá-lo do restante da casa e deixá-lo mais profissional, qualquer coisa que ajude você a entrar no mindset “agora estou trabalhando”.

3. Fixar um horário de trabalho

Se você acha que fazer home office significa trabalhar menos, tenho uma má notícia. 

Pois é, a verdade é que não é fácil fixar um horário de trabalho quando você está em casa — e se você não se organizar, pode passar das 12 horas de expediente facilmente.

Fora a sensação que algumas pessoas têm de que é preciso trabalhar mais para “compensar” o benefício de trabalhar a distância — uma mentalidade completamente equivocada.

4. Ter disciplina

Será que você só funciona sob pressão ou consegue liderar a si mesmo?

Quem depende de supervisão para trabalhar vai ter mais dificuldades com o home office, já que a disciplina é um dos principais requisitos para se adaptar.

5. Manter a conexão com a empresa

Manter-se conectado ao gestor e colegas de trabalho também pode se desafiador no home office.

Se você já estiver familiarizado com ferramentas digitais colaborativas na empresa, é provável que tenha mais facilidade com essa parte.

Mas, se você tem o hábito de resolver tudo em conversas pessoais e fazer reuniões frequentes, talvez seja mais complicado interagir pela internet e se sentir próximo do trabalho. 

Como tornar o home office mais eficiente em 6 dicas

Viu como o home office tem seus desafios? 

Agora eu vou ajudar você a superá-los compartilhando um pouco do que aprendi nesses anos de trabalho remoto. 

Confira as dicas. 

1. Converse com sua família

A primeira dica é conversar com sua família sobre suas responsabilidades e deixar claro que a casa é seu novo ambiente de trabalho. 

Todos que moram com você precisam entender a seriedade da situação e colaborar para não interromper seu trabalho ou gerar distrações.

2. Pratique a autodisciplina

Como eu disse antes, manter a disciplina será um dos seus grandes desafios. 

Por isso, você precisa colocar a autodisciplina em prática e separar o trabalho do lazer, seguindo rigorosamente sua rotina.

Outra dica fundamental é criar um horário de trabalho e respeitá-lo, ou você simplesmente não terá limites no expediente. 

3. Evite as distrações sociais

Para quem gosta de tomar um cafezinho e ficar conversando com os colegas, o ambiente remoto pode até melhorar a produtividade ao eliminar as distrações sociais.

Mas, se a sua casa for mais agitada que o próprio escritório, você terá que evitar interrupções a todo custo.

Isso inclui pausas para conversar com familiares, ajudar com tarefas domésticas, passear com o cachorro, etc. — tudo isso deve ter sua hora certa. 

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Lembrando que as distrações digitais também são perigosas, então é melhor controlar o uso de redes sociais. 

4. Adapte seu espaço

Eu sei que nem todo mundo dispõe de um cômodo livre para fazer um escritório planejado, mas você precisa pelo menos de um espaço só seu.

Pode ser um canto de uma sala ampla, uma edícula adaptada ou qualquer cômodo livre e tranquilo na sua casa, onde você possa colocar uma mesa, uma cadeira confortável, iluminação apropriada e algumas prateleiras e gaveteiros.

Um toque pessoal também ajuda na inspiração, então não deixe de incluir suas plantas, objetos de decoração e canecas personalizadas. 

5. Use um método de produtividade

No começo, é provável que você tenha dificuldade em manter o foco e alcançar o mesmo ritmo do escritório.

Por isso, é importante utilizar algum método de produtividade que ajude você a gerenciar o tempo e as tarefas. 

Um dos mais conhecidos é o método pomodoro, em que você divide seu expediente em períodos ativos de 25 minutos separados por pequenas pausas. 

Mas você pode escolher o que funciona melhor para você, desde que se encaixe na sua rotina e aumente sua performance.  

6. Mantenha contato com outros colaboradores

Não é porque você está em home office que deve se isolar do restante da empresa. 

Na Waggl Brasil, nós fazemos uma reunião diária, por videoconferência, tratando dos principais desafios e objetivos do dia. 

Esse tipo de “encontro” é importante para manter todo mundo na mesma direção, para compartilhar questões do dia a dia e, principalmente em tempos de coronavírus, para elevar o moral da equipe e manter a sensação de união em torno de princípios e valores comuns.

7 ferramentas que facilitam seu trabalho remoto

Felizmente, não faltam ferramentas digitais que ajudam você a se organizar no home office e agilizar suas tarefas. 

Estas são as minhas preferidas:

1. Trello 

O Trello é uma das plataformas de produtividade mais queridas das empresas, com seu sistema inspirado no Kanban.

Com ela, você e seu time organizam facilmente os projetos e tarefas em um sistema intuitivo de quadros, listas e cartões.

2. Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta online que combina gestão de projetos e comunicação interna para ajudar você a trabalhar em equipe a distância. 

Na plataforma, você consegue centralizar todas as informações e colaborar de forma assíncrona (não imediata), gerenciando qualquer projeto com facilidade.

3. Loom

A Loom é uma ferramenta que permite gravar vídeos rápidos para se comunicar com sua equipe de forma mais efetiva. 

Em vez de digitar ou enviar gravações de áudio, você pode simplesmente gravar um vídeo falando ao lado da captura em vídeo da tela do computador e explicando o processo passo a passo.

4. Google Drive

O Google Drive é perfeito para armazenar todos os documentos e arquivos da equipe em um lugar acessível à visão e à colaboração de todos. 

Combinado a outros aplicativos como o Google Documentos e Google Planilhas, ele compõe uma plataforma completa para trabalhar na nuvem, editar documentos em tempo real e compartilhar qualquer informação com o time. 

5. Slack

O Slack é uma ferramenta de comunicação que substitui o e-mail no trabalho remoto em equipe. 

Ela permite organizar conversas em vários canais e acompanhar informações em arquivos pesquisáveis, para você nunca mais ter problemas com perda de mensagens. 

6. WhatsApp

O clássico WhatsApp também pode ser usado no home office, mas com moderação e apenas para assuntos rápidos e urgentes.

Isso porque é uma ferramenta muito imediata, que deixa passar informações facilmente e dificulta o acompanhamento da conversa em grupo. 

7. Skype/Hangouts

Por fim, as famosas videoconferências, ou calls, são essenciais para se conectar com as pessoas e colocar os projetos em dia. 

Para isso, você pode usar ferramentas como Skype e Hangouts, que viabilizam as reuniões a distância no home office.

Como a Waggl se propõe a ajudar

Agora que já dividi minhas principais dicas com você, também quero falar sobre a iniciativa da Waggl para ajudar as empresas nesse momento crítico de transição para o home office.

Se você conhece a Waggl, sabe que a ferramenta permite ouvir os colaboradores de forma mais ágil e inclusiva, usando as chamadas pesquisas pulso — pesquisas rápidas e dinâmicas que ampliam a frequência de escuta. 

Ou seja: com a plataforma, você pode ouvir muitas vozes ao mesmo tempo e identificar problemas de forma imediata. 

Nesse período de adaptação, a Waggl resolveu lançar uma pesquisa pulso específica para entender as necessidades, dificuldades e demandas das pessoas que estão trabalhando em casa. 

Ao aplicar essa pesquisa com seus colaboradores em home office, você consegue monitorar a situação deles e entender onde estão os principais gaps, além de acompanhar sua evolução e atender melhor suas solicitações. 

Assim, você saberá exatamente o que fazer para facilitar a transição e apoiar seu pessoal nessa hora difícil, utilizando as perguntas abertas e fechadas que a plataforma permite.

Por exemplo, estas são algumas possíveis perguntas fechadas (régua de acordo/desacordo):

  • Tenho acesso às informações necessárias sobre o COVID-19 e sobre seu impacto em nossa organização
  • Recebi apoio suficiente para continuar sendo eficaz em minha função
  • Considerando todo o cenário, estamos trabalhando efetivamente como um time.

Em relação às perguntas abertas, estas são algumas possibilidades:

  • Qual é a sua pergunta sobre o COVID-19 e/ou seu impacto em nossa organização que podemos ajudar a responder?
  • Qual é a coisa mais importante que você precisa agora para trabalhar com mais eficiência?
  • Qual é o maior desafio que devemos focar em enfrentar, para que possamos continuar trabalhando de maneira eficaz?

Dessa forma, sua equipe vai se sentir ouvida e apoiada, e você terá todas as informações que precisa para superar o período de isolamento com mais segurança e estabilidade.

Agora é a sua vez

Gostaria de convidar você a responder à nossa pesquisa e contribuir com suas opiniões com base na sua realidade remota. 

Para nós, uma das formas de encarar de frente esta mudança abrupta é unir forças e tentar ajudar, ouvindo suas percepções e ideias de como viver esse momento com o menor desconforto possível, de forma sábia e coletiva.

A pesquisa contém apenas 5 questões e leva menos de 2 minutos para ser respondida e trará à tona a escuta de uma série de insights, para que a produtividade dos profissionais seja a mais eficaz possível.

Posso contar com a sua participação? 

Escute o coletivo e faça sua parte

Enfim, espero que essas dicas e soluções ajudem você a se adaptar com mais tranquilidade ao home office para fazer sua parte no combate ao coronavírus.

Mais do que nunca, esse é o momento de escutar o coletivo e se colocar no lugar do outro, para preservar vidas e superar esse problema o mais rápido possível. 

A situação da Itália deve servir de exemplo para aumentar sua consciência e responsabilidade sobre essa pandemia.

A essa altura, somos todos responsáveis pela vida das pessoas nos grupos de risco, pela manutenção do sistema de saúde e pela interrupção das transmissões do vírus.

Por isso, faça sua parte: lave bem as mãos, fique em casa, evite o contato com idosos e pessoas com doenças crônicas.

Esse é o recado de alguém que está sentindo na pele os impactos do coronavírus — e quer que tudo isso passe logo, assim como você.

Bom home office para nós!

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