Como usar ferramentas de otimização de processos para melhorar sua gestão

Você conhece as ferramentas de otimização de processos que podem transformar sua gestão?

Se você já pensou em formas mais eficientes e eficazes de conduzir as atividades da sua empresa, saiba que há uma ciência dedicada a esse gerenciamento de processos.

Ou seja: você pode contar com ferramentas, técnicas e estratégias que otimizam suas operações e melhoram seus resultados.

É sobre esses recursos que vamos falar neste artigo, desde uma simples padronização de tarefas até as soluções de automação.

Continue lendo para montar seu próprio kit de ferramentas de otimização de processos. 

Por que utilizar ferramentas de otimização de processos

As ferramentas de otimização de processos são meios fundamentais para reduzir custos e aumentar a eficiência em todas as atividades da empresa.

Mas, afinal, o que significa otimizar processos?

Para começar, tudo o que acontece na sua empresa envolve um processo de ponta a ponta, seja na área de produção, finanças, RH, vendas, ou qualquer outro setor.

Alguns exemplos são a condução de uma venda, um procedimento de atendimento ao cliente, a elaboração de um relatório ou uma etapa de fabricação. 

Logo, otimizar quer dizer extrair o melhor rendimento possível desses processos, ou seja, atingir seu estado ótimo (excelência). 

Por exemplo, você pode fazer pequenas alterações na lógica de distribuição de um produto —  como economizar uma etapa ou automatizar uma função — para reduzir custos, agilizar a entrega e aumentar o nível de satisfação dos clientes.

Em outras palavras: toda melhoria que diminui custos e aumenta a velocidade, precisão e desempenho de um processo é uma otimização.

Com base nesse princípio, nasceu a ciência que chamamos de gestão de processos de negócio (Business Process Management, ou BPM, em inglês). 

Basicamente, o BPM une a gestão de negócios e a tecnologia da informação para otimizar processos nas empresas.

Ou seja: é um conjunto de tecnologias e métodos que permitem agilizar as tarefas, padronizar o fluxo de trabalho e modelar processos para aumentar a performance do negócio.

Geralmente, a metodologia é aplicada por meio da documentação, monitoramento e gerenciamento de todos os processos da organização, que proporcionam as seguintes vantagens:

• Limitação ou eliminação dos erros humanos
• Padronização e monitoramento do fluxo de trabalho (workflow)
• Redução da fricção de tarefas, uma vez que todos sabem o que devem fazer, como e quando
• Redução de custos ao eliminar erros, gargalos e desperdícios
• Facilidade em conduzir a avaliação de desempenho dos colaboradores
• Mais autonomia para os colaboradores (e consequente aumento no engajamento)
• Clareza de todos os processos da empresa e sua eficiência operacional.

Então, se você quer alcançar uma gestão de alto nível, vai precisar das ferramentas de otimização de processos — e isso vai ficar mais claro nos próximos tópicos.

Princípios das ferramentas de otimização de processos

No livro Manual de BPM: Gestão de Processos de Negócio (Bookman Editora, 2013) os autores Jan vom Brocke e Michael Rosemann apresentam os princípios por trás das ferramentas de otimização de processos.

São eles:

• Todo trabalho é processual: os processos não são apenas atividades rotineiras, estruturadas ou complexas, mas também trabalhos criativos e tarefas de apoio (e todos os tipos precisam ser gerenciados)
• Qualquer processo é melhor que nenhum processo: na falta de um desenho de processo, a empresa tende ao caos e à improvisação — daí a necessidade de determinar padrões, por mais simples que sejam
• Um bom processo é melhor que um processo ruim: parece óbvio, mas é um princípio importante para evitar que a empresa se baseie em processos mal dimensionados, que afetam toda a produtividade
• Uma versão de processo é melhor que várias: a padronização é fundamental para que a gestão de processos funcione corretamente
• Até mesmo um bom processo deve ser executado eficazmente: de nada adianta ter um desenho de processo excelente se a execução não for adequada
• Mesmo os bons processos podem ser aprimorados: a gestão de processos pressupõe o aprimoramento contínuo
• Todo bom processo, com o tempo, pode tornar-se um processo ruim: os processos precisam ser atualizados no ritmo das mudanças organizacionais, ou podem ficar obsoletos e prejudicar seu desempenho.

Com esses princípios em mente, é mais fácil aplicar as ferramentas de otimização de processos que você vai conhecer agora.

7 estratégias e ferramentas de otimização de processos

Vamos ao que interessa: uma lista de técnicas, estratégias e ferramentas de otimização de processos para aplicar na sua empresa.

Lembrando que o mercado de BPM deve movimentar US$ 13 bilhões no mundo todo, segundo a previsão do Statista, graças ao interesse crescente das empresas em agilizar sua gestão.  

Confira as dicas para acompanhar essa tendência.

1. EPM (Enterprise Process Model)

A primeira ferramenta de que você precisa para otimizar seus processos é o EPM (Enterprise Process Model, ou Modelo de Processo Empresarial).

Trata-se de um mapa de processos da empresa (centrais, de apoio e de governança), que mostra todas as interconexões entre as tarefas e descreve cada operação.

Essa representação gráfica se parece com um fluxograma, contendo todos os processos e suas ligações sinalizadas por setas, e oferece um visão completa da organização em nível operacional.

Você pode construir seu EPM utilizando um software como o Excel ou Google Planilhas, ou mesmo uma ferramenta digital específica para essa finalidade — vamos conhecer algumas daqui a pouco.

2. Notação BPMN

A notação BPMN (Business Process Model and Notation) é uma linguagem própria da gestão de processos de negócio, que utiliza representações universais para a modelagem.

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Atualmente, as ferramentas de otimização de processos utilizam o padrão BPMN 2.0, desenvolvido pelo Object Management Group.

Basicamente, essa notação é composta por símbolos que especificam cada processo em um diagrama, mostrando exatamente quais são os objetos de fluxo e conexão (atividades e eventos), artefatos, sequências, etc.

Você vai encontrar vários softwares que trabalham com a BMPN 2.0 no mercado, facilitando a documentação e execução dos seus processos. 

3. Automação

A automação é uma das principais estratégias de otimização de processos, que consiste em automatizar tarefas e funções com auxílio da tecnologia.

O próprio ERP (Enterprise Resource Planning) da empresa já automatiza diversas tarefas como preenchimento de formulários, emissão de documentos e transmissão de alertas no sistema. 

Da mesma forma, cada área da empresa pode contar com ferramentas digitais de automação.

No financeiro, por exemplo, é possível utilizar softwares e plataformas para emitir notas fiscais em lote, enquanto o RH pode automatizar sua folha de ponto com uma solução 100% online. 

4. Padronização

A padronização é a estratégia que institui um modelo de processo único que deverá ser seguido por todos os colaboradores.

Assim, os processos podem ser desenhados de modo que reduzam a instabilidade e atendam às normas da empresa, além de deixar claro quem são os responsáveis por cada tarefa.

Há várias formas de implementar esses padrões, como a adoção de uma plataforma de gestão de tarefas colaborativa, por exemplo.

Dessa forma, as equipes podem trabalhar juntas em um único ambiente digital e acompanhar todo o fluxo de trabalho, utilizando ferramentas como o Trello e Asana. 

5. Documentação

A documentação é indispensável na otimização de processos, pois permite que a empresa acumule um conhecimento valioso sobre suas operações.

Para aplicar essa estratégia, você precisa registrar toda a informação gerada pelos processos, incluindo erros e acertos resultantes do processo de aprimoramento contínuo.

Geralmente, esses documentos contêm dados como a versão, categoria e datas de ativação e desativação do processo, assim como a descrição de seu desempenho e histórico.

6. Treinamento

É claro que o treinamento não pode ser deixado de fora da gestão de processos, pois as pessoas que vão executá-los precisam ser devidamente orientadas.

Logo, a capacitação é uma das estratégias fundamentais de otimização de processos.

Sua função não é apenas ensinar os colaboradores a cumprir as etapas definidas e seguir os modelos, mas também incorporar os padrões à cultura organizacional. 

7. Softwares de BPM

Todas as estratégias e métodos que conhecemos agora podem ser implementados com o auxílio de softwares de BPM, que já incluem todas as funcionalidades de modelagem, documentação e execução de processos.

Uma das ferramentas de otimização de processos mais conhecidas é o Visio, da Microsoft, que é basicamente um editor de diagramas dinâmicos e colaborativos. 

Se você quiser uma solução mais específica, o Heflo é uma plataforma moderna e intuitiva que oferece todos os recursos para gerenciar processos, incluindo módulos de documentação, automação, aprovação e feedback.

Outra opção interessante é o Orquestra BPMS, que ajuda a organizar processos e melhora a comunicação e colaboração entre equipes. 

Waggl, uma verdadeira ferramenta de otimização de processos

A Waggl é uma das ferramentas de otimização de processos mais poderosas, pois é capaz de impulsionar a colaboração e o engajamento dos colaboradores.

Quando pensamos em BPM, vêm à mente os diagramas e documentações.

Mas não podemos nos esquecer de que os processos são executados por pessoas, que precisam aderir aos modelos para o sucesso da estratégia.

É nesse ponto que a Waggl pode ajudar, dando voz aos colaboradores para envolvê-los na otimização de processos e buscar novas ideias e insights. 

Afinal, ninguém melhor do que o seu pessoal para opinar sobre a melhor forma de executar tarefas e aprimorar os resultados. 

Com as pesquisas pulso da Waggl, você pode coletar essas opiniões de forma simples, rápida e inclusiva, e ainda permitir que todos votem nas melhores sugestões para democratizar o processo.

Entendeu a importância de contar com ferramentas de otimização de processos?

Agora você já sabe por onde começar e como melhorar suas atividades de ponta a ponta — contando com a participação coletiva. 

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